Peste 500 de cutii cu documente oficiale au fost deja transferate din arhiva Primăriei Timișoara, în cadrul celui mai amplu proces de digitalizare

Peste 500 de cutii cu documente oficiale au fost deja transferate din arhiva Primăriei Timișoara, în cadrul celui mai amplu proces de digitalizare

Primăria Municipiului Timișoara a demarat cel mai amplu proces de digitalizare și reorganizare a fondului său documentar, marcând un pas important spre modernizarea administrației publice locale. Peste 500 de cutii cu documente oficiale au fost deja transferate, iar proiectul vizează treptat întreaga arhivă fizică, unele documente datând încă din anii ’50.

📁 De la hârtie la digital: o transformare necesară

În centrul acestui efort se află retrodigitalizarea documentelor, un proces care presupune:

• Scanarea documentelor cu tehnologie OCR (recunoaștere optică a caracterelor);

• Indexarea și organizarea acestora pe criterii tematice;

• Depozitarea fizică în condiții controlate, conforme cu standardele Arhivelor Naționale;

• Acces online securizat pentru cetățeni, fără a mai fi nevoie de deplasare fizică la arhivă.

Astfel, orice solicitare de informații va putea fi soluționată mult mai eficient, iar documentele vor putea fi căutate și filtrate digital, simplificând semnificativ interacțiunea cu administrația locală.

🗂️ Documente din 1978 și chiar mai vechi

Cel mai vechi document transferat recent din arhiva sediului central al Primăriei datează din 1978, însă există și acte din anii ’50, păstrate într-un spațiu de pe strada Văcărescu. Arhiva este în prezent împărțită între mai multe locații: Bulevardul C. D. Loga, străzile Miorița, Daliei și Văcărescu.

Toate aceste documente vor fi:

• Sortate și inventariate;

• Ambalate în cutii de arhivare speciale;

• Transferate într-un spațiu autorizat, cu sisteme de climatizare, securitate și protecție antiincendiu.

💬 Dominic Fritz: „Reducem birocrația și protejăm documentele istorice”

Primarul Timișoarei, Dominic Fritz, a subliniat importanța acestui proiect:

„Acum doi ani am făcut primul pas, digitalizând toate autorizațiile de construire emise în ultimii cinci ani – prima etapă de retrodigitalizare a arhivei Primăriei. În prezent, lucrăm la un nou set de documente, cu obiectivul ca, treptat, întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată în format digital.
Această inițiativă face parte din efortul mai larg prin care am mutat deja majoritatea serviciilor Primăriei în online. Astfel, reducem birocrația, protejăm documentele istorice, le oferim timișorenilor acces rapid și simplu la informații și eficientizăm activitatea administrației.”

🔒 Acces digital, consultare rapidă

Documentele digitalizate vor fi disponibile printr-o platformă online securizată, accesibilă publicului. În cazurile în care este nevoie de consultarea originalului:

• Documentul va fi pus la dispoziție în maximum 48 de ore;

• Pentru solicitările urgente, termenul este de 24 de ore.

🔄 Trasabilitate și restaurare profesională

Procesul este susținut de un sistem de trasabilitate bazat pe coduri de bare, care permite urmărirea fiecărui document în toate etapele. Pentru documentele degradate, sunt prevăzute:

• Servicii de restaurare și recondiționare;

• Intervenții de legătorie profesională pentru păstrarea în condiții optime.

🏢 Contract pe 4 ani, în valoare de 6 milioane lei

Toate serviciile sunt asigurate de firma Iron Mountain, desemnată în urma unei proceduri de achiziție publică. Contractul are o durată de 4 ani (până în 2029) și o valoare de 6 milioane lei, fără TVA.